경위서, 시말서, 사유서, 확인서, 각서의 차이를 살펴보겠습니다.
회사가 직무와의 관련성 등 징계처분을 할 것인지 여부를 결정하기 위하여 관련 자료의 제출을 요구하는 것은 사용자(회사)가 갖는 인사권의 합리적인 행사입니다.
해당 근로자가 정당한 이유 없이 회사의 관련 자료 제출을 거부하는 것은 그 자체로 직원으로서의 충실의무를 위반한 것에 해당되어 징계사유에 해당한다고 볼 수 있습니다. (대법 1995.3.3., 94누11767)
그러나 사용자(회사)의 자료 제출 요구를 거부했다고 해서 모두 징계사유가 될 수 있는 것은 아니며, 자료 제출 요구의 정당성 여부를 판단해야 합니다.
시말서의 내용에 근로자의 양심상의 판단과 결정에 관계없이 반성이나 사죄의 내용을 반드시 포함하도록 강제하는 것은 허용되지 않습니다. (대법 2010.1.14., 2009두6605)
경위서
1. 어떤 일에 관하여 개인적인 의견이 아닌 객관적이고 중립적인 입장에서 그 일의 경과 과정을 기술한 문서입니다.
2. ‘경위서’는 ‘시말서’와 유사하지만 ‘시말서’보다는 가벼운 과실이거나 정당한 사유가 있었을 경우에 주로 작성합니다.
예) 사고경위서, 근태경위서, 산재경위서 등
시말서
1. 자신의 잘못에 대하여 그 일의 전말과 함께 본인의 잘못을 반성하는 내용을 적은 문서입니다.
2. 최근 용어의 순화에 따라 ‘시말서’라는 용어보다 ‘경위서’라는 용어로 대체하여 사용하고 있는 추세입니다.
사유서
1. 일이 발생하게 된 상황과 원인 등을 기술한 문서입니다.
2. 자신이 행한 일에 대해 소명하는 자료로 작성됩니다.
예) 지각사유서, 외출사유서 등
확인서
특정한 사실이나 법률관계에서 있고 없음이나 옳고 그름 따위를 판단하여 확실하게 인정하는 문서입니다.
예) 경력확인서, 대출확인서 등
각서
상대방과의 약속(이행의무 등)을 기재한 문서입니다.
예) 지불각서, 이행각서, 양해각서, 포기각서 등
실무에서는 징계의 하나로 경고나 견책처분을 할 경우에는 주로 ‘시말서’를 작성하게 하고,
징계가 아닌 단순히 경고 차원으로 할 경우에는 ‘경위서’로 작성합니다.
시말서 제출 거부, 징계사유
취업규칙에 규정되어 있는 경우, 시말서를 제출하지 않은 것은 징계사유가 됩니다.
취업규칙 등에 징계처분을 당한 근로자는 시말서를 제출하도록 규정되어 있는 경우 징계처분에 따른 시말서의 불제출은 그 자체가 사용자의 업무상 정당한 명령을 거부한 것으로서 징계사유가 될 수 있으므로, 시말서 제출을 통보받은 근로자들이 기한 내에 시말서를 제출하지 아니한 것은 징계사유가 된다. (대법 1991.12.24., 90다12991)
취업규칙에서 사용자가 사고나 비위행위등을 저지른 근로자에게 시말서를 제출하도록 명령할 수 있다고 규정하는 경우, 그 시말서가 단순히 사건의 경위를 보고하는 데 그치지 않고 더 나아가 근로관계에서 발생한 사고 등에 관하여 자신의 잘못을 반성하고 사죄한다는 내용이 포함된 사죄문 또는 반성문을 의미하는 것이라면 이는 헌법이 보장하는 내심의 윤리적 판단에 대한 강제로서 양심의 자유를 침해하는 것이므로, 그러한 취업규칙 규정은 헌법에 위반되어 근기법 제96조제1항에 따라 효력이 없고, 그에 근거한 사용자의 시말서 제출명령은 업무상 정당한 명령으로 볼 수 없다. (대법 2010.1.14., 2009두6605)
무릇 ‘경위서’는 문언 그대로 어떠한 일이 벌어진 경위를 설명하는 서면이다. 참가인 회사는 원고의 동료 운전기사들이 원고로 인하여 근무에 지장을 받는다는 취지의 진정서를 제출하자 원고에게 그에 관한 경위서 작성을 요구하였고, 원고가 운행 중 휴대전화를 사용하자 그에 관하여도 경위서 작성을 요구하였다. 회사로서는 회사내의 건전한 근무환경을 조성할 의무와 안전운행을 위한 근무수칙을 확립할 필요가 있는데, 이러한 차원에서 원고와 관련된 문제들이 불거지자 원고에게 그와 같은 일이 일어나게 된 경위를 설명하도록 함과 동시에 원고의 소명을 듣는 차원에서 경위서의 작성을 요구하게 된 것이다. 이러한 경위서 작성요구가 원고에게 원고의 양심과 다른 내심의 생각이나 의사표시를 강요하는 것이라고 할 수는 없으므로, 원고의 주장처럼 인격형성의 자유를 침해하는 것이라고 할 수는 없다. 회사의 취업규칙에는 징계의 일종인 ‘견책’의 내용을 ‘경위서·각서·시말서를 받고 훈계한다’고 규정하고 있기는 하다. 그러나 이는 징계의 집행방법을 설명한 것에 불과하고, 회사로서는 일정한 경우 사건의 내용을 파악하고 관련자들의 소명을 듣는 차원에서 경위서 작성을 요구할 필요가 있는데, 이러한 차원에서 이루어지는 일체의 경위서 작성요구 그 자체를 징계라고 할 수는 없다. (서울고법 2011.6.9., 2011누411)